O Governo do Estado de Mato Grosso do Sul está em fase final da implementação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico e-MS, que começa a operar de forma efetiva em todos órgãos do Poder Executivo em janeiro de 2024. Visando oferecer informações mais aprofundadas sobre a plataforma, a Secretaria de Estado de Administração realizou nesta quinta (21) Workshop que reuniu mais de 1 mil servidores no Centro de Convenções Arquiteto Rubens Gil de Camillo.

O sistema vai substituir os processos físicos por procedimentos eletrônicos, 100% digitais. De acordo com a titular da Secretaria de Administração, Ana Nardes, a ferramenta marca o novo ciclo de inovação tecnológica para a gestão digital dos processos administrativos do Estado.

A iniciativa vai garantir celeridade, produtividade, economia, melhores resultados e modernização governamental. “ O Sistema de Processos Eletrônicos é de caráter oficial e será de uso obrigatório, destinado à gestão processual e de documentos”.

A secretária abriu o evento destacando o papel fundamental dos pontos focais no auxílio dos servidores das unidades. “Terão a missão de auxiliar os servidores, dirimindo dúvidas e sendo ponte entre as unidades, a Secretaria de Administração e a Secretaria-Executiva de Transformação Digital. Será responsável também pelo acesso dos servidores no sistema”.

Complementando as informações, a superintendente do Governo Digital (SETDIG), Maria Eduarda Delgado falou sobre acesso ao e-MS por meio do Portal Único (Gov.br) e o treinamento dos pontos focais que vão atribuir perfil e acesso ao sistema no GSI (Gestão de Segurança Integrada).

Dando Continuidade ao evento, a superintendente de Patrimônio, Gestão Documental e Frotas, Cárita Marilhants Silva de Castro, expôs os benefícios do processo eletrônico em comparação ao físico, entre eles, a atuação própria do servidor no processo, a execução mais rápida das tarefas, a redução de custos, o acesso remoto, a segurança da informação, entre outros.

“A adesão ao novo sistema trará uma maior praticidade na gestão dos processos, a erradicação da utilização de papel, maior segurança no procedimento, automação dos processos, facilidade de pesquisa e dados”.

Na oportunidade a superintendente, apresentou também as normativas que regulam o uso do sistema, por meio do decreto 16.037, de 25 de outubro e a Resolução Conjunta SAD/SEGOV n.01, de 28 de novembro de 2023. Cárita ainda respondeu aos questionamentos dos participantes durante o evento.

Convidado para o evento, o ouvidor-geral do Estado, Álvaro Carneiro de Oliveira Neto ressaltou o trabalho realizado pela ouvidoria, canal de comunicação do Governo do Estado e os cidadãos, que visa fomentar a participação e o controle social por meio de manifestações no Fala.BR.

A plataforma informatizada resulta da interação entre o e-Ouv e o e-SIC que possibilita tratar, em ambiente único, as manifestações de ouvidoria, pedidos de acesso à informação, reclamações, sugestões e denúncias.

“Os usuários externos poderão realizar o pedido de vista e cópia de processos diretamente ou por meio de seus representantes legais com documento que comprove a qualidade de interessado e por meio de formulário. Os pedidos serão analisados pela unidade organizacional responsável pelo andamento do processo”.

Na oportunidade, o ouvidor-geral apresentou as fundamentações legais relacionadas à Lei de Acesso a Informações e a obrigatoriedade do Estado de prestar o apoio necessário ao desempenho da função da ouvidoria.

Evento

Organizado pela Secretaria de Administração o evento foi direcionado aos servidores do Poder Executivo Estadual. Cerca de 1000 servidores das diversas áreas participaram do evento presencialmente. O evento foi transmitido  ao vivo pelo YouTube, e está disponível no canal da Fundação Escola de Governo (EscolagovMS_Oficial) , ampliando o número de participantes.

Capacitação on-line

Todos servidores do Governo do Estado já podem acessar o curso on-line “Sistema Eletrônico de Processos: e-MS - Turma 01/2023” disponível na  plataforma da Fundação Escola de Governo (Escolagov).

A capacitação é essencial devido à mudança do Sistema de Comunicação Eletrônica (e-DOCMS) e o Módulo de Protocolo no Sistema de Comunicação Eletrônica - que permanecem em funcionamento até o dia 31 de dezembro de 2023 - para o uso, a aplicação e implementação do e-MS.

Atualmente, seis órgãos do Governo utilizam a plataforma unificada de demandas internas e externas, em fluxo fechado: CGE-MS, PGE (Procuradoria-Geral do Estado), Iagro (Agência Estadual de Defesa Sanitária Animal e Vegetal) e as Secretarias de Estado de Governo e Gestão Estratégica (Segov); de Turismo, Esporte, Cultura e Cidadania (Setescc) e de Infraestrutura e Logística (Seilog).

A implementação está alinhada com as diretrizes governamentais de transformação digital do Governo do Estado, realizada em parceria entre a SAD (Secretaria de Estado de Administração) e a Segov (Secretaria de Governo).

O sistema para tramitação de documentos e virtualização de processos da administração pública - e-MS -, foi lançado em julho deste ano. O curso tem carga horária de 10 h/a e quatro módulos:

• Processo Administrativo Eletrônico de MS;
• Resolução Normativa;
• LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais);
• Passo a passo do Sistema e-MS.

Raquel dos Passos, Comunicação SAD
Fotos: Álvaro Rezende/Secom